Le SAP (Service d'actions de prévention) et ses activités : Audition de l’enfant, Espaces de rencontres, Médiation familiale rattachés à la Filière Protection de l’Enfance et de la Cohésion Sociale de la Fondation Normandie Générations attachent une grande importance à la protection de vos données personnelles, et pour cela se conforment strictement aux dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Du fait de l’application en France, le 25 mai 2018, du Règlement Général de Protection des Données (RGPD), cet établissement est désormais tenu de démontrer qu’il se met en conformité et respecte bien les principes posés par le RGPD. Le RGPD poursuit un double objectif :
- D’une part, il renforce les droits des personnes et redonne aux citoyens le pouvoir sur leurs données personnelles.
- D’autre part, il fait du droit à la protection des données personnelles un droit fondamental.
LA LICÉITÉ DE NOS TRAITEMENTS
Dire qu’un traitement est licite signifie qu’il est conforme à certaines conditions énoncées par le RGPD et à la loi Informatique et Liberté.
Les traitements mis en œuvre sont licites du fait que nos services exécutent des missions d’intérêt général souvent qualifiées de missions d’intérêt public. Ils le sont également du fait que certains de ces traitements reposent sur votre consentement et sur une “contractualisation” issue de la Loi 2002-2 telle qu’elle existe du fait des documents individuels de prise en charge ou contrat de séjour.
LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Les responsables de traitements sont les Directeurs d’établissement et de service pour les traitements qu’ils mettent en œuvre, dans le périmètre de leurs délégations. Ils doivent assurer la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données personnelles qui vous concernent.
Confidentialité signifie que nous devons nous assurer que seuls les professionnels qui vous accompagnent sont accès à vos données personnelles.
Disponibilité signifie que nous devons tout mettre en œuvre pour que vos données personnelles ne disparaissent pas, volontairement ou accidentellement.
Intégrité signifie que nous devons faire en sorte que vos informations ne soient pas transformées ou endommagées.
QU'EST-CE QU'UNE DONNÉE A CARACTÈRE PERSONNEL ?
Il s’agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Est réputée être une personne physique identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Selon l’article 4 du RGPD, doivent être considérées comme des données concernant la santé « les données (…) relatives à la santé physique ou mentale d’une personne physique, y compris la prestation de services de soins de santé, qui révèlent des informations sur l’état de santé de cette personne (passé, présent ou futur) (…) ». Le traitement de données de santé est régi par la Loi Informatique et Liberté, ainsi que par les dispositions du Code de la Santé Publique, et d’une façon générale par la réglementation en vigueur (en France et en Europe) qui encadre la collecte, l’utilisation et la conservation des données de santé, et qui vise à protéger les malades de toutes atteintes à leur vie privée.
Les différentes catégories de données traitées par nos services peuvent être regroupées de la façon suivante :
- Les données permettant l’identification de la personne (usager), de la fratrie, des représentants légaux, directement ou indirectement : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, état identifiants Caisses maladie, Mutuelle, CAF ;
- Les données relatives à des décisions de justices ou émanant des personnes elles-mêmes ;
- Les données mentionnées dans les échanges avec les tribunaux.
Le SAP d’Alençon peut être amené à effectuer des traitements statistiques dans le cadre d’études internes aux fins d’évaluation des activités, de la qualité des prestations et des besoins à couvrir. Les données exploitées à cette fin font systématiquement l’objet d’un processus d’anonymisation et sont dès lors dénuées de tout caractère identifiant.
QU'EST CE QU'UN TRAITEMENT ?
Il s’agit de toute opération effectuée à l'aide de procédés automatisés ou non et appliquée à des données ou à des ensembles de données à caractère personnel. Exemple : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
POUR QUELLES RAISONS VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES OU QUELLES SONT LES FINALITÉS ?
Les services du SAP collectent des données personnelles à la demande des personnes ou dans le cadre de délégations délivrées par les tribunaux et dans le but de procéder à :
- La création et le suivi des dossiers administratifs des usagers ;
- La rédaction des écrits (rapports auditions, notes des espaces rencontre, accords parentaux … ;
- L’organisation des séances de médiation et des rdvs des espaces rencontre et des auditions ;
- Les rendez-vous des personnes concernées ;
- La gestion et le suivi des mesures à l’égard des mineurs décidés dans un cadre judiciaire ;
- Les échanges avec les autorités judiciaires et autres tiers autorisés ;
- L’échange et le partage d’informations entre les intervenants sociaux ;
- Les opérations de Comptabilité, de facturation inhérente à l’établissement ;
- L’établissement de statistiques ;
QUI SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
- Les personnels du SAP d’Alençon concourant à la prise en charge, à l’accompagnement et au suivi de l’usager ;
- Le personnel appelé à intervenir dans la gestion comptable des prestations ;
- Les organismes financeurs ;
- Les autorités judiciaires ;
- Les services de l’ASE ;
- Les tutelles.
COMMENT SONT PROTÉGÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Nous respectons des règles de sécurité pour protéger vos données contre des accès non autorisés ou illicites et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place pour préserver la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données (ex : mot de passe alphanumérique conforme aux recommandations de la CNIL, surveillance des systèmes pour détecter d'éventuelles vulnérabilités et attaques, sécurisation des accès au Système d’information avec une politique d'habilitations stricte, sensibilisation de tout le personnel à la protection des données et aux exigences de confidentialité, exigence de conformité lors de la sélection de nos prestataires, vérification de leur conformité RGPD, mise en place d’un PRA, et d’un PCA, journalisation des données, etc.).
QUELLE EST LA DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Les données sont conservées sous une forme qui permet votre identification pendant une durée qui n’excède pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Vos données sont ensuite archivées de manière sécurisée (droit d’accès limité) et détruites également de manière sécurisée après observance de leur durée d’archivage et obtention d’un visa d’élimination par le service des archives départementales de l’Orne.
QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès (article 15 RGPD), de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude de vos données ;
- Droit de verrouillage ou d’effacement de vos données à caractère personnel (article 17 RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
- Droit de retirer à tout moment votre consentement (article 13-2c RGPD) ;
- Droit à la limitation du traitement de vos données (article 18 RGPD) ;
- Droit d’opposition au traitement de vos données (article 21 RGPD) ;
- Droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque vos données font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD) ;
- Droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné.
En cas de décès et à défaut d’instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.
COMMENT NOUS CONTACTER ?
L’usager peut exercer ses droits d’accès, de rectification, d’opposition, de suppression, d’oubli, de portabilité en s’adressant à nos Directions ou à notre Délégué à la Protection des données personnelles : contact.dpo@normandie-generations.fr par lettre simple accompagnée de la copie d’une pièce d’identité. En cas de réponse insuffisante, une réclamation auprès de la CNIL peut être effectuée soit en ligne www.cnil.fr, soit par voie postale.
Conformément à la réglementation en matière de protection des données, le DPO fait office de point de contact vis-à-vis des personnes concernées pour tous sujets relatifs aux traitements de données effectués par nos établissements (informations sur l’intérêt légitime…) ou l’exercice de vos droits.
LE DÉLÉGUÉ A LA PROTECTION DES DONNÉES
Le SAP d’Alençon a désigné un délégué à la protection des données. Celui-ci :
- Informe et conseille le SAP t ses collaborateurs sur les obligations qui lui incombent en vertu du RGPD ;
- Contrôle le respect du RGPD ;
- Coopère avec l’autorité de contrôle et fait office de point de contact pour les personnes concernées sur toute question en lien avec les traitements ;
- S’assure de la bonne tenue de la documentation relative à la conformité ;
- Dispense des conseils en ce qui concerne les analyses d’impact relatives à la protection des données et vérifie leur exécution.